Comment répondre à un mail pour confirmer sa disponibilité à un entretien ?

Après avoir postulé pour un emploi, il se peut qu’on reçoive avec enthousiasme et joie un message de l’employeur demandant la disponibilité pour un entretien. Cela parait au départ anodin, mais la manière de formuler la réponse de manière efficace devient un casse-tête agaçant. Découvrez comment s’y prendre pour répondre et des exemplaires de réponses par e-mail sur la confirmation de disponibilité pour un entretien.

Comment confirmer sa présence à un entretien d’embauche ?

Lorsqu’un recruteur est intéressé par le profil de certains postulants après une offre d’emploi, il demande la disponibilité de ces derniers en vue de passer à l’entretien d’embauche. En d’autres termes, il souhaite connaître les dates auxquelles ils pourraient se libérer pour passer une entrevue de recrutement. 

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Le canal recommandé

Le postulant répond donc par une lettre de confirmation pour confirmer sa présence à l’entretien d’embauche. Inutile de rappeler qu’un message via e-mail est recommandé, car il faut rédiger la lettre de manière officielle et professionnelle. Un e-mail de réponse sur disponibilité se veut concis, précis et simple. Il ne s’agit pas d’anticiper l’entretien en voulant se démarquer. 

Il ne s’agit pas non plus de s’étendre sur les formules de politesse. La seule manière de se démarquer à ce niveau est de donner une bonne impression en incluant dans la lettre soit la confirmation de disponibilité, soit deux à plusieurs dates à honorer à tout prix. 

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Si par la suite, les contraintes obligent à annuler le rendez-vous, ce qu’il faut éviter au maximum, il faut prévenir l’interlocuteur en indiquant la raison de l’annulation par e-mail puisque la garantie de l’entrevue en dépend. Il ne faut surtout pas se précipiter. Il faut prendre le temps de formuler la réponse sur un ton courtois et formel. 

Le délai recommandé

Il faut renvoyer l’émail peu de temps après la notification. Lorsque vous recevez un avis d’entretien, l’idéal est bien évidemment de ne pas perdre du temps. Il est recommandé de répondre dans un délai de 24 h. Il faut être le plus réactif possible, car cela témoigne dans un premier temps de la ponctualité et de l’intérêt porté pour le poste. 

De plus, le silence causé par le retard à une lettre de convocation entretien d’embauche est considéré comme un désistement tacite au poste préalablement convoité. Par conséquent, le recruteur est en droit de passer au remplacement par des suppléants qu’il aurait mis sous réserve.

Que faut-il faire ressortir dans l’émail de confirmation ?

 Il faut veiller à ce que les informations soient essentielles et exactes. Lors des démarches pour l’obtention d’un poste, aucun détail n’est à négliger. Il faut inscrire dans l’émail de confirmation les informations clés telles que :

  1. L’intitulé du poste et le nom. Exemple : Objet : confirmation d’entretien (titre du poste – Le nom) ; 
  2.  Les remerciements : Il faut remercier le destinataire pour l’opportunité qu’il permet de saisir ;
  3. Les raisons pour lesquelles vous écrivez : « Je vous écris pour confirmer les détails de l’entretien……… » ;
  4. La date, l’heure et le lieu de l’entrevue ;
  5. Les pièces à apporter au besoin : Il faudrait apporter évidemment des copies du CV, mais en dehors de cela certaines entreprises voudront peut-être d’autres documents ;
  6. Vos coordonnés : Le responsable du recrutement a déjà sûrement vos coordonnés, mais il serait préférable de les mentionner pour lui faciliter la tâche au cas où il voudrait vous recontacter pour un motif ou pour demander des renseignements complémentaires.

Si toutes ces informations ont déjà été mentionnées dans le mail d’invitation à l’entretien, il faut les inscrire à nouveau dans la réponse, afin de les confirmer. Il faut être le plus clair possible, de façon à ne pas laisser une impression douteuse.

Modèles d’émail de confirmation

Voici deux exemplaires de modèles que vous pouvez personnaliser et transmettre au recruteur qui a envoyé une convocation :

Objet : Confirmation de participation à l’entretien de recrutement

Madame/Monsieur,

Je tiens tout d’abord à vous remercier pour l’intérêt que vous portez à ma candidature.

Par le biais de cet e-mail, je vous confirme ma présence à l’entretien d’embauche que vous me proposez le…………………à ………h…… min dans vos locaux situés à ……………. ou je prends bien note de notre entretien le………………………………à……………………….

En attendant de vous rencontrer, je vous prie de recevoir mes respectueuses salutations.

Bien cordialement,

Prénoms, nom

N°de téléphone

Ou

Objet : Confirmation de l’entretien pour le poste de……………..

Monsieur/Madame…………

Je vous remercie de m’avoir invité à passer cet entretien pour le poste de ………………………… J'apprécie cette opportunité que j’ai hâte d’honorer conformément au programme que vous m’avez transmis : le……………………à…………h…… min dans vos bureaux…………………

S’il s’avère que je dois vous fournir des informations complémentaires avant l’entretien, je vous prie de me le faire savoir.

Je vous prie d’agréer, Madame/Monsieur, mes salutations les plus sincères

Cordialement,

Prénoms et nom

Coordonnés

Il faut aussi relire le message avant de l’envoyer. Bien que ce soit une simple lettre de confirmation d’entretien, il faut éviter au maximum les fautes de tous genres, surtout celles remarquables, car toutes correspondances reflètent vos compétences en communications professionnelles.