Restitution des clefs de l’entreprise : Comment s’y prendre ?

Dans les entreprises, il est souvent constaté que la restitution des clefs pose un problème qui très souvent déjoue l’évolution de leurs activités. Généralement, cela est dû au fait que les biens de la société sont donnés au bénéficiaire sans l’élaboration d’un document attestant la restitution du matériel. Comment s’y prendre alors pour rédiger une lettre de restitution des clefs en entreprise ? Aussi, quelle précaution faudrait-il prendre une fois le matériel restitué ?

Exemple de lettre de restitution des clefs en entreprise

La lettre de restitution du matériel en entreprise est la première des choses à faire avant de mettre à la disposition d’un salarié les biens d’une entreprise. Cela consiste à l’inviter à remplir un document attestant qu’il reconnaît avoir pris tel ou tel objet. Une telle lettre doit comporter un certain nombre de points tels que :

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  1. Le nom et prénom du bénéficiaire précédé de : (je soussigné) ;
  2. L’adresse du bénéficiaire annoncé par la formule : (demeurant au) ;
  3. La précision du bien qui est mis à sa disposition qui s’annonce de coutume par la formule : (reconnaît avoir reçu). On enchaîne donc avec le matériel qui est mis à la disposition du salarié ;
  4. Juste après avoir annoncé le matériel, il s'ensuit l’expression : (de la part de) suivi du nom du donateur ;
  5. La date et la signature.

En plus de ces éléments, il doit être précisé dans la lettre au bénéficiaire que ce matériel est désormais à sa disposition. Mais, qu’il ne doit pas servir à autre chose que les activités de l’entreprise. Aussi, il doit être notifié dans ce document, que le salarié a l’obligation de rendre le matériel en cas de rupture de son contrat, quelle que soit la raison. Enfin, la lettre doit préciser également au bénéficiaire qu’en cas de pertes ou de détérioration de matériel, il peut être tenu de le rembourser si la faute venait de lui bien entendu.

Que faut-il faire une fois les clefs restituées ?

Lorsque le bénéficiaire restitue le matériel qui est mis à sa disposition, il devient ex-salarié. Son droit en cet instant est d’obtenir une attestation prouvant qu’il a effectivement à la rupture de son contrat remis les clefs qui étaient mises à sa disposition. En effet, le chef de l’entreprise est tenu ici de remplir une formalité attestant qu’il reconnaît avoir repris les clefs des mains de l’employé. Le modèle de cette lettre est similaire au précédant avec les points que voici :

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  1. Le nom et prénom de l’intervenant précédé de : (je soussigné) ;
  2. L’adresse de l’intervenant annoncé par la formule : (demeurant au) ;
  3. La précision du bien que, le chef d’entreprise a reçu du bénéficiaire qui s’annonce généralement par la formule : (reconnaît avoir reçu). On enchaîne donc avec le matériel que l’ex-salarié à redonner à l’entreprise ;
  4. Juste après avoir annoncé le matériel dont le bénéficiaire s’est acquitté, il s'ensuit l’expression : (de la part de) suivi de son nom ;
  5. La date et la signature.

Par ce document, l’employeur reconnaît avoir récupéré tout le matériel mis à la disposition du salarié. En conséquence, il n’a plus aucun droit à le lui réclamer.

Personnaliser les lettres selon les besoins

Bien entendu, il est possible de personnaliser chaque document selon le cas. Ceci concerne particulièrement l’en-tête où on peut réserver une partie pour souligner quelques aspects du matériel tels que son état ou les manquements.

Conditions à respecter pour une lettre de restitution efficace

Dans toutes les façons, il s'agit de bien préparer le prêt et la restitution des clefs, avec un document officiel fiable et précis. Pour éviter une certaine déception, voici des points à respecter :

  1. Une description précise du matériel restitué ;
  2. L'organisation est essentielle pour conserver en lieu sûr les documents ;
  3. Les chefs d’entreprise doivent être prudents avec les employés qui reçoivent du matériel ou des clés en gardant avec eux leurs contacts et adresse pour les rejoindre en cas de besoin ou de crise.

Enfin, avant restitution des clefs dans une entreprise, il faut élaborer une lettre qui atteste que, l’employé est entré en possession de tel ou tel objet. De la même manière, une autre doit être élaborée à la rupture du contrat de ce dernier pour aussi attester qu’il s’est acquitté du matériel mise à sa disposition.